Rédaction d’un email efficace

Le courrier électronique est depuis longtemps un outil essentiel pour la communication d’entreprise. Mais d’après les enquêtes réalisées, l’envoi d’email a révélé qu’il cause des tensions, de la confusion ou d’autres conséquences négatives pour 64% des professionnels en activité.

Alors, comment pouvez-vous éviter que vos mailing ne le fassent? Et comment écrire des e-mails qui obtiennent les résultats que vous souhaitez? Dans cet article, nous examinons les stratégies que vous pouvez utiliser pour vous assurer que votre utilisation du courrier électronique est claire, efficace et réussie.

Rédiger un email efficace

L’employé de bureau moyen reçoit environ 80 e-mails chaque jour. Avec ce volume de courrier, les messages individuels peuvent facilement être oubliés. Suivez ces règles simples pour que vos e-mails soient remarqués et traités.

1. Ne pas trop envoyer d’e-mails

L’une des plus grandes sources de stress au travail est le volume considérable de courriels que les gens reçoivent.

Une des règles d’or et de ne pas submerger vos abonnés, vos lecteurs ou vos destinataires de mails intempestifs. Le seul risque qu’il en résultera, sera un désabonnement ou des e-mails non lus.

2. Faites bon usage de l’objet d’email

Un titre de journal a deux fonctions: il capte votre attention et il résume l’article, de sorte que vous puissiez décider de le lire ou non. L’objet de votre email doit faire la même chose.

Un objet vide est plus susceptible d’être négligé ou rejeté en tant que «spam», utilisez donc toujours quelques mots bien choisis pour indiquer au destinataire de quoi il s’agit.

Vous souhaiterez peut-être inclure la date dans l’objet de mail si votre message fait partie d’une série régulière d’e-mails, comme un rapport de projet hebdomadaire. Pour un message nécessitant une réponse, vous pouvez également inclure un appel à l’action, tel que « Veuillez répondre avant le 7 novembre ».

Une ligne d’objet bien rédigée comme dans le tableau ci-dessous fournit les informations importantes, sans que le destinataire n’ait même à ouvrir l’e-mail. Cela sert d’invite qui rappelle aux destinataires votre réunion chaque fois qu’ils regardent leur boîte de réception.

Mauvais exemple Bon exemple
Sujet: Réunion Objet: Réunion du processus PASS – 10 h 25 février 2014

Si vous avez un message très court à transmettre et que vous pouvez insérer le tout dans la ligne d’objet, utilisez « EOM » (« End Of Message » = « Fin du message ») pour indiquer aux destinataires qu’ils n’ont pas besoin d’ouvrir l’e-mail pour obtenir toutes les informations dont ils ont besoin.

Exemple
Objet: Pourriez-vous s’il vous plaît envoyer le rapport de ventes de février? Merci! EOM

(Bien sûr, cela n’est utile que si les destinataires savent ce que signifie «EOM».)

3. Gardez les messages clairs et brefs

Les e-mails, comme les lettres commerciales traditionnelles, doivent être clairs et concis. Gardez vos phrases courtes et précises. Le corps de l’email doit être direct et informatif, et il doit contenir toutes les informations pertinentes.

Contrairement aux lettres traditionnelles, cependant, il ne coûte pas plus d’envoyer plusieurs e-mails que d’en envoyer un seul. Donc, si vous avez besoin de communiquer avec quelqu’un sur un certain nombre de sujets différents, pensez à rédiger un email distinct pour chacun. Cela rend votre message plus clair et permet à votre correspondant de répondre à un sujet à la fois.

Exemples à suivre et à ne pas faire

Mauvais exemple Bon exemple
Objet: Rapport sur les révisions des ventes

Salut Jack,

Merci d’avoir envoyé ce rapport la semaine dernière. Je l’ai lu hier et j’estime que le chapitre 2 a besoin d’informations plus spécifiques sur nos chiffres de vente. J’ai aussi senti que le ton pouvait être plus formel.

Aussi, je voulais vous faire savoir que j’ai prévu une réunion avec le service des relations publiques pour ce vendredi concernant la nouvelle campagne publicitaire. Il est à 11h00 et sera dans la petite salle de conférence.

S’il vous plaît laissez-moi savoir si vous pouvez faire ce temps.

Merci!

Carole

Objet: Rapport sur les révisions des ventes

Salut Jack,

Merci d’avoir envoyé ce rapport la semaine dernière. Je l’ai lu hier et j’estime que le chapitre 2 a besoin d’informations plus spécifiques sur nos chiffres de vente.

J’ai aussi senti que le ton pouvait être plus formel.

Pourriez-vous l’amender en gardant ces commentaires à l’esprit?

Merci pour votre travail acharné là-dessus!

Carole

(Monica fait ensuite un suivi avec un e-mail séparé sur la réunion du service des relations publiques.)

Il est important de trouver un équilibre ici. Vous ne voulez pas bombarder quelqu’un avec des e-mails, et il est logique de combiner plusieurs points liés en un seul e-mail. Lorsque cela se produit, gardez les choses simples avec des paragraphes numérotés ou des puces, et envisagez de « découper » informations en petites unités bien organisées pour faciliter leur digestion.

Notez également que dans le bon exemple ci-dessus, Carole a précisé ce qu’elle voulait que Jack fasse (dans ce cas, modifiez le rapport). Si vous permettez aux gens de voir facilement ce que vous voulez, il y a de meilleures chances qu’ils vous le donnent.

4. Soyez poli

Les gens pensent souvent que les courriels peuvent être moins formels que les lettres traditionnelles. Mais les messages que vous envoyez sont le reflet de votre propre professionnalisme, les valeurs et le souci du détail, un certain niveau de formalité est donc nécessaire.
Sauf si vous êtes en bons termes avec quelqu’un, évitez le langage informel, l’argot, le jargon et des abréviations inappropriées. Les émoticônes peuvent être utiles pour clarifier votre intention, mais il est préférable de les utiliser uniquement avec des personnes que vous connaissez bien.
Fermez votre message par «Cordialement», «Bien à vous» ou «Meilleures salutations», selon la situation.

Les destinataires peuvent décider d’imprimer des e-mails et de les partager avec d’autres, alors soyez toujours poli.

5. Vérifiez la tonalité de votre email

Lorsque nous rencontrons des personnes en face à face, nous utilisons le langage corporel de l’autre personne, le ton de la voix et les expressions faciales pour évaluer ce qu’ils ressentent. Le courrier électronique nous prive de ces informations, ce qui signifie que nous ne pouvons pas savoir quand les gens ont mal compris nos messages.

Votre choix de mots, de longueur de phrase, de ponctuation et de capitalisation peut facilement être mal interprété sans indices visuels et auditifs. Dans le premier exemple ci-dessous, Séverine pourrait penser que Pierre est frustré ou en colère, mais, en réalité, il se sent bien.

Mauvais exemple Bon exemple
Séverine,

J’ai besoin de votre rapport avant 17 heures aujourd’hui ou je manquerai ma date limite.

Pierre

Salut Séverine,

Merci pour tout votre travail acharné sur ce rapport. Pourriez-vous me faire parvenir votre version avant 17 heures, afin que je ne manque pas ma date limite?

Merci beaucoup!

Pierre

Pensez à la façon dont votre email «se sent» émotionnellement. Si vos intentions ou vos émotions peuvent être mal comprises, trouvez une façon moins ambiguë de formuler vos mots.

6. Relecture d’email

Enfin, avant de cliquer sur «envoyer», prenez un moment pour examiner votre e-mail pour les fautes d’orthographe, de grammaire et de ponctuation. Vos e-mails font autant partie de votre image professionnelle que les vêtements que vous portez, il est donc mauvais d’envoyer un message contenant des fautes de frappe.

Lors de la relecture, portez une attention particulière à la longueur de votre e-mail. Les gens sont plus susceptibles de lire des e-mails courts et concis que des emails longs et décousus, alors assurez-vous que vos e-mails sont aussi courts que possible, sans exclure les informations nécessaires.

Points clés

La plupart d’entre nous passent une partie importante de notre journée à lire et à rédiger des e-mails. Mais les messages que nous envoyons peuvent être déroutants pour les autres.

Pour rédiger des emails efficaces, demandez-vous d’abord si vous ne devriez pas utiliser le courrier électronique. Parfois, il peut être préférable de décrocher le téléphone.

Rendez vos emails concis et précis. Envoyez-les uniquement aux personnes qui ont vraiment besoin de les voir et soyez clair sur ce que vous aimeriez que le destinataire fasse ensuite.

N’oubliez pas que vos e-mails reflètent votre professionnalisme, vos valeurs et votre souci du détail. Essayez d’imaginer comment les autres pourraient interpréter le ton de votre message. Soyez poli et relisez toujours ce que vous avez écrit avant de cliquer sur «envoyer».